আমরা প্রায় সবাই স্ক্যানারের সাহায্যে তথ্য স্ক্যান করে থাকি। কিন্তু সবার ঘরে স্ক্যানার না থাকায় লেখা বা ছবি স্ক্যান করার জন্য বিভিন্ন ব্যক্তি–প্রতিষ্ঠানের সহায়তা নিতে হয়। তবে গুগল ড্রাইভ অ্যাপ কাজে লাগিয়ে স্মার্টফোন দিয়েই গুরুত্বপূর্ণ সব তথ্য স্ক্যান করা সম্ভব। তথ্য স্ক্যান করার জন্য প্রথমেই গুগল ড্রাইভ অ্যাপ ইনস্টল করতে হবে।

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.apps.docs ঠিকানা থেকে অ্যান্ড্রয়েড এবং https://apps.apple.com/us/app/google-drive/id507874739 ঠিকানা থেকে আইফোন ব্যবহারকারীদের অ্যাপটি ডাউনলোড করতে হবে। ইনস্টল শেষে গুগল ড্রাইভ চালুর পর গুগল অ্যাকাউন্ট দিয়ে সাইন ইন করতে হবে। এবার ডান দিকের নিচে থাকা + (প্লাস) আইকনে ট্যাপ করলেই বিভিন্ন অপশনসহ মেনু দেখা যাবে। অ্যান্ড্রয়েডের জন্য Scan এবং আইফোনের জন্য Use Camera অপশন নির্বাচন করতে হবে।

ক্যামেরা চালু হওয়ার পর গুগল ড্রাইভ অ্যাপকে ক্যামেরা ব্যবহারের অনুমতি দেওয়ার জন্য Allow চাপতে হবে। এবার স্মার্টফোনে ফটো আইকন চেপে গুরুত্বপূর্ণ কাগজগুলোর ছবি তুলতে হবে। পরবর্তী স্ক্রিনে ছবিটি ব্যবহারের জন্য অ্যান্ড্রয়েড ব্যবহারকারীদের OK এবং আইফোন ব্যবহারকারীদের Use Photo নির্বাচন করতে হবে।

ছবি তোলার পর গুগল ড্রাইভ অ্যাপ স্বয়ংক্রিয়ভাবে কাগজের আকার ঠিক করার পাশাপাশি আলোও সম্পাদনা করবে। চাইলে Crop এবং Color আইকন ব্যবহার করে নিজেও কাজগুলো করা যাবে। একাধিক স্ক্যান করা তথ্যে পৃষ্ঠা যোগ করার জন্য Save বাটনের পাশে থাকা প্লাস আইকন বা Add page অপশন নির্বাচন করতে হবে।

সব পৃষ্ঠা স্ক্যান হয়ে গেলে Save বোতাম চেপে স্ক্যান করার কাজ শেষ করতে হবে। এবার Document title-এর ঘরে একটা নাম দিয়ে Folder বিভাগ থেকে স্ক্যান করা ফাইল কোন ফোল্ডারে রাখতে চান, তা নির্বাচন করতে হবে। এরপর আবার Save বোতাম চাপলেই স্ক্যান করা তথ্য নির্দিষ্ট ফোল্ডারে সংরক্ষণ হয়ে যাবে।

স্ক্যান করা ফাইলগুলো দেখার জন্য বাঁ দিকের কোনার অনুভূমিক তিন লাইন আইকনে ক্লিক করে Recent অপশন চাপতে হবে। চাইলে স্ক্যান করা ফাইলগুলোকে গুগল ড্রাইভে সংরক্ষণ করে সহজেই অন্যদের পাঠানো যাবে। এ জন্য স্ক্যান করা ফাইলের ওপরের ডান দিকের কোনায় থাকা তিন ডট আইকন চেপে Share অপশন নির্বাচন করতে হবে।